He sido miembro de la Tungco equipo desde marzo de 2014. El otoño pasado completé un curso de CPE titulado Mejores prácticas para recibir un pago más rápido (Mejores prácticas de facturación). Me impresionó la relevancia que tenía no solo para las cuentas por cobrar de nuestra compañía, sino para todas las compañías.
Al igual que con cualquier empresa, no solo los de la industria del reciclaje de tungsteno, los directores de contabilidad, los controladores y los directores financieros están interesados en el ciclo contable y DSO (días de ventas pendientes).
¿Por qué es importante este tema? Lo más importante, afecta el flujo de caja. Además, proporciona mejoras DSO. Algunas bonificaciones están vinculadas al envejecimiento DSO o AR. Finalmente, la amenaza de falta de pago aumenta con la edad. Las estadísticas muestran que aproximadamente el 90% de la AR se recolecta con 30 días pendientes, mientras que el 80% a los 60 días y solo el 70% a los 90 días.
La siguiente es una lista de las mejores prácticas relevantes. Si bien las empresas pueden no ser capaces de lograr todo esto, cuanto más se alcance, menor será el DSO de la empresa:
- Asegúrese de que las condiciones de pago siempre se analicen y comprendan antes de enviar el primer pedido
- Establecer límites de crédito razonables
- Obtener verificaciones de crédito
- Aceptar pagos electrónicos
- Evite enviar facturas por correo (enviar por correo electrónico)
- Factura el día que se envía el pedido
- Seguimiento oportuno: no espere 30 días (vencimiento vencido)
- Considere EPD (Descuentos por pago anticipado) especialmente para clientes de pago lento
- Haga un seguimiento y exija el reembolso de EPD si no se ganó
- Cargos por pagos atrasados: discuta por adelantado y cobre / cobre si corresponde
- Sé amable con la gente AP
- Comience los esfuerzos de recolección temprano
- Reevaluar las relaciones con clientes crónicos con pagos tardíos Algunos clientes miden cuánto tiempo pueden salirse con los pagos atrasados
Muchas veces, los pagos de facturas se retrasan debido a información inexacta, incorrecta o incompleta en la factura. ¡No te dispares en el pie! Las empresas continuamente cometen errores con respecto a la facturación, y el resultado son pagos retrasados. Se debe hacer todo lo posible para prestar atención a los siguientes detalles:
- Enviar la factura al lugar correcto (exactamente donde el departamento de AP del cliente lo indique)
- Incluya el nombre de la persona que realiza el pedido
- Incluir PO #
- Asegúrese de que la factura sea precisa
- Incluya el nombre del beneficiario "Hacer pagable a"
- Incluir información de contacto de la persona de facturación
- Incluir fecha de vencimiento (negrita)
- Incluir envío a domicilio
- Incluir nombre / contacto para consultas de facturación
Si bien ninguno de nosotros es perfecto, y puede que no sea posible lograr el 100% de cumplimiento con cada tema mencionado anteriormente, cuanto más podamos lograr, mejor será nuestro DSO y el ciclo contable.
Chadley Ladd - Director de Contabilidad
